Alle Funktionen im Überblick

1. Rechnungsformate

rechnungapp.de unterstützt alle gängigen Formate für den deutschen Markt:

• PDF-Rechnung – Professionelle Rechnungen mit einem von fünf Templates. Sofort druckbar und per E-Mail versendbar.
• ZUGFeRD / Factur-X – PDF mit eingebettetem XML (Factur-X BASIC Profil). Maschinenlesbar und gleichzeitig menschenlesbar. Kompatibel mit DATEV, Lexware und SAP.
• XRechnung – EN16931-konformes UBL-XML nach dem deutschen XRechnung-Standard 3.0. Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen).
• ZIP-Download – PDF + XRechnung XML gebündelt in einem ZIP-Paket. Ein Klick, alles drin.

2. Belegarten

Nicht nur Rechnungen – Sie können verschiedene Belegarten erstellen:

• Rechnung – Standardrechnung mit allen Pflichtangaben gem. §14 UStG.
• Gutschrift – Korrekturrechnung mit Verweis auf die Originalrechnungsnummer.
• Angebot – Angebote im gleichen professionellen Layout wie Ihre Rechnungen.
• Lieferschein – Warenbegleitdokument ohne Preisangaben.
• Mahnung – Zahlungserinnerungen in drei Stufen (1.–3. Mahnung), optional mit Mahngebühr und Verweis auf das ursprüngliche Fälligkeitsdatum.

3. Steuer & Compliance

Alle MwSt-Szenarien werden korrekt abgebildet – inklusive der gesetzlich vorgeschriebenen Hinweistexte in PDF und XML:

• Standard-MwSt – 19 % und 7 % mit automatischer Aufschlüsselung nach Steuersätzen.
• Kleinunternehmer (§19 UStG) – Keine MwSt-Ausweisung. Der Hinweis „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ wird automatisch auf PDF und im XML gesetzt.
• Reverse Charge (§13b UStG) – Steuerschuldumkehr bei B2B-Leistungen. Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ erscheint automatisch.
• EU-Lieferung (§4 Nr. 1b UStG) – Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung mit Ausweis beider USt-IdNr. im XML.
• 0 % MwSt – Für Sonderfälle ohne Umsatzsteuer.

Die Pflichtangaben nach §14 UStG (Steuernummer/USt-IdNr., Steuerbefreiungsgrund BT-120/BT-121, Buyer Reference, Seller Contact) werden automatisch in XRechnung und ZUGFeRD eingetragen.

4. PDF-Gestaltung

• 5 Templates – Klassisch, Modern (mit Akzent-Balken), Artikel-fokussiert (breite Beschreibungsspalte), Stunden-Nachweis (mit Stunden-Summe) und Kompakt (alles auf engem Raum).
• Akzentfarbe – Wählen Sie aus 7 Preset-Farben oder geben Sie einen eigenen Hex-Code ein. Die Farbe wird für Tabellenköpfe und Akzente im PDF verwendet.
• Schriftart – Helvetica (Standard), Times New Roman oder Courier. (Pro-Feature)
• Firmenlogo – Laden Sie Ihr Logo als PNG, JPEG oder SVG hoch. Es erscheint auf jeder Rechnung oben rechts.
• Unterschrift – Eingescannte Unterschrift als Bild hochladen. Erscheint unter dem Abschlusstext. (Pro-Feature)
• GiroCode QR-Code – SEPA-konformer EPC-QR-Code direkt auf der Rechnung. Kunden scannen den Code mit ihrer Banking-App und die Überweisungsdaten sind vorausgefüllt.
• Fußzeile – Automatisch generiert mit Firmenadresse, Kontaktdaten, Website, Steuernummern und Bankverbindung in drei übersichtlichen Zeilen.

5. Formularfelder

Alle relevanten Felder für eine vollständige Rechnung:

Absender

Name, Firma, Position/Titel, Straße, PLZ, Ort, Land, E-Mail, Telefon, Mobil, Fax, Website, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN und BIC. Ihre Absenderdaten werden automatisch im Browser gespeichert, sodass Sie sie beim nächsten Besuch nicht erneut eingeben müssen.

Empfänger

Name, Firma, Abteilung, Straße, PLZ, Ort, Land, E-Mail, Telefon, USt-IdNr., Kundennummer und Lieferantennummer.

Positionen

Beliebig viele Positionen mit Beschreibung, Menge, Einheit (Stück, Stunden, Tage, km, kg, Pauschal, Liter), Netto-Einzelpreis, MwSt-Satz und optionalem Rabatt in Prozent. Netto-, MwSt- und Brutto-Summen werden automatisch berechnet.

Texte & Positonierung

Persönliche Anrede, Freitext/Notizen und Skonto/Zahlungsbedingungen – jeweils unabhängig über oder unter den Rechnungspositionen positionierbar. Dazu eine Abschlussformel (z. B. „Mit freundlichen Grüßen“).

Lieferzeitraum

Vier Modi: Einzeldatum, Zeitraum (von–bis), Monat oder Quartal. Wird automatisch in das XML übernommen.

6. Import & Export

• Excel-Vorlage – Laden Sie unsere XLSX-Vorlage herunter, füllen Sie Absender, Empfänger und Positionen aus und importieren Sie die Datei direkt ins Tool.
• Serienrechnung – Erstellen Sie eine Excel-Datei mit mehreren Kunden (inkl. individueller Rechnungsnummer, Zahlungsziel und Abteilung pro Kunde) und generieren Sie alle Rechnungen als ZIP-Paket mit ZUGFeRD-PDF + XRechnung XML. (Pro-Feature)
• JSON-Vorlage – Speichern Sie Ihre komplette Rechnungsvorlage als JSON-Datei und laden Sie sie bei Bedarf wieder. Ideal für wiederkehrende Rechnungen mit gleichem Layout. (Pro-Feature)

7. Datenschutz & Sicherheit

• 100 % Client-side – Die gesamte Rechnungserstellung findet in Ihrem Browser statt. Keine Rechnungsdaten werden an einen Server gesendet.
• Keine Registrierung – Kein Account, keine E-Mail-Adresse, kein Passwort. Einfach öffnen und loslegen.
• Lokale Speicherung – Ihre Absenderdaten werden im localStorage Ihres Browsers gespeichert, damit Sie sie beim nächsten Besuch nicht erneut eingeben müssen. Sonst wird nichts gespeichert.
• DSGVO-konform by Design – Wer keine Daten erhebt, muss keine Daten schützen. Genau das ist unser Ansatz.

8. Pro-Version

rechnungapp.de ist und bleibt kostenlos. Für Power-User gibt es die Pro-Version als einmalige Zahlung von 39 € (kein Abo):

• Serienrechnungen – Excel mit mehreren Kunden hochladen, ZIP mit allen Rechnungen generieren.
• Schriftart wählen – Helvetica, Times New Roman oder Courier.
• Unterschrift – Eingescannte Unterschrift auf der Rechnung.
• Vorlagen speichern & laden – Komplette Rechnungsvorlagen als JSON.

Sie benötigen die Pro-Features noch nicht? Kein Problem. Wenn Ihnen rechnungapp.de gefällt und Sie das Projekt unterstützen möchten, freuen wir uns auch über einen Pro-Kauf als Unterstützung. Damit helfen Sie uns, das Tool weiterzuentwickeln und kostenlos verfügbar zu halten.

9. Über uns

rechnungapp.de wird entwickelt von der Northern Dynamic GmbH – einem IT-Unternehmen, das sich auf Microsoft Dynamics 365 Business Central spezialisiert hat.

Wir wissen aus unserer täglichen Arbeit mit ERP-Systemen: Nicht jeder Freelancer und nicht jedes kleine Unternehmen braucht direkt ein vollständiges ERP. Genau dafür haben wir rechnungapp.de gebaut – als unkomplizierter Einstieg für alle, die professionelle Rechnungen erstellen möchten, ohne sich an eine teure Software zu binden.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mehr als nur Rechnungen brauchen, gibt es gute Zwischenstufen:

* Affiliate-Links. Bei einer Anmeldung erhalten wir eine Provision.

Und wenn Sie irgendwann ein vollständiges ERP mit Lagerverwaltung, Finanzbuchhaltung und Produktionsplanung brauchen – dann sprechen Sie uns gerne an. Dafür gibt es Microsoft Dynamics 365 Business Central.